I costi della partecipazione alle gare d'appalto: l’AI è la soluzione

La partecipazione a gare d’appalto rappresenta una modalità di vendita essenziale e imprescindibile per molte aziende ma la gestione di questo processo comporta costi significativi. Dalla scrematura dei bandi alla preparazione manuale delle risposte e delle offerte, fino alla predisposizione degli indispensabili allegati, ogni fase del processo può portare a costi che incidono pesantemente sul ROI. L’intelligenza artificiale offre una soluzione concreta a queste problematiche, ottimizzando la partecipazione alle gare d’appalto e riducendo drasticamente i costi associati.

Ecco una rapida analisi delle varie voci di costo (evidenti o più nascoste) sulle quali l’AI può avere un impatto significativo.

I costi delle risorse e del tempo impiegato

Uno degli aspetti decisamente impattanti nella gestione dei bandi è il costo delle risorse umane e del tempo impiegato nel processo di selezione e analisi delle opportunità e poi nella preparazione delle risposte. Le aziende, ad esempio quelle operanti in settori come l’edilizia, le forniture mediche o l’IT, si trovano quotidianamente alle prese con una grande mole di bandi da vagliare: svolgere questa attività manualmente richiede numerose ore di lavoro. La ricerca, l'analisi dei bandi, la valutazione delle opportunità più rilevanti, la preparazione della risposta e relativa documentazione, la verifica della conformità, il monitoraggio delle scadenze sono operazioni che, se gestite in modo tradizionale, diventano un onere considerevole.

Il costo di queste operazioni non è solo economico in termini di ore uomo, ma si riflette anche su altre aree dell’azienda in modo indiretto poiché sottrae risorse da attività core: i team, infatti, spesso sono costretti a sacrificare il tempo che avrebbero dedicato ad altri progetti strategici, rallentando l’intero flusso di lavoro aziendale e determinando inefficienze.

L'intelligenza artificiale permette di risparmiare tempo e risorse nella gestione dei bandi semplificando tutto il processo, dall'analisi alla risposta. Ad esempio Sapiens Analytics ha elaborato soluzioni di AI che, grazie alla capacità di elaborare documenti complessi e di estrarre automaticamente le informazioni chiave, sono in grado di velocizzare l’analisi e la prioritizzazione delle varie opportunità in base a criteri specifici dell’azienda. Inoltre le nuove tecnologie sono in grado di generare automaticamente bozze di risposta preliminari basate sui requisiti identificati: in questo modo, l'intervento umano si limita alla supervisione ed eventuale modifica finale, rendendo il flusso più rapido e meno oneroso.

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Conformità normativa: una sfida onerosa

La gestione della compliance alle normative rappresenta un’ulteriore complessità nel contesto delle gare d’appalto. Ogni bando ha un proprio regolamento specifico che a sua volta deve tenere conto di normative variabili a seconda del settore, della regione o del tipo di contratto. La difficoltà aumenta quando un’azienda si trova a dover affrontare norme che si sovrappongono o che cambiano frequentemente, in particolare nelle gare inter-regionali o intersettoriali.

Un sistema manuale di gestione dei bandi aumenta il rischio di errore nell’applicazione di queste normative, e quindi comporta anche il rischio di esclusione dalle gare. Le sanzioni per mancata conformità o per il mancato rispetto di specifiche indicazioni possono essere gravi e non solo in termini economici.

Ad esempio, il processo automatizzato messo a punto dalla AI di Sapiens Analytics per un importante cliente offre invece, la possibilità di garantire che tutti i requisiti normativi vengano rispettati, eliminando l'incertezza e il rischio di errori umani. L'AI può essere configurata per analizzare i bandi in tempo reale e adattare le risposte aziendali a tutte le normative in vigore, sia locali che internazionali, evitando in questo modo il rischio di sanzioni e ottimizzando il processo di conformità.

Danno alla reputazione e perdita di opportunità

I contratti vinti tramite gare d’appalto sono, spesso, fonti fondamentali di crescita per le aziende: la mancata acquisizione di questi contratti si traduce non solo in una perdita immediata di entrate, ma anche in una perdita di posizionamento competitivo.

Con l'adozione dell'AI, le aziende possono migliorare la qualità delle loro risposte, aumentando così le possibilità di successo e consolidando la loro posizione nel mercato.

Il “costo nascosto” della partecipazione a gare d’appalto

Un altro aspetto spesso sottovalutato è il “costo nascosto” della gestione tradizionale. Le aziende si trovano a dover affrontare una gestione frammentata delle informazioni, con il rischio di duplicare attività e risorse impegnate, che impatta pesantemente sul budget.

Altrettanto importanti sono lo sforzo di allineamento continuo tra i membri del team per garantire il rispetto delle scadenze e i frequenti scambi di  informazioni . Il sovraccarico di lavoro, la gestione delle risorse in modo non ottimale e l’aumento di incomprensioni e perdite di tempo sono solo alcuni dei fattori che concorrono ad aumentare il costo complessivo delle gare d’appalto.

Le piattaforme AI di Sapiens Analytics permettono di centralizzare la gestione documentale e automatizzare diverse fasi del processo, migliorando la gestione di scadenze e notifiche e facilitando la collaborazione tra team. Un sistema avanzato di gestione delle scadenze consente di impostare calendari integrati e inviare notifiche automatiche ai membri del team, garantendo una gestione più ordinata e puntuale delle attività e prevenendo il rischio di duplicazione di compiti e ritardi.

Inoltre, l’intelligenza artificiale fornisce strumenti di collaborazione che permettono ai membri del team di lavorare simultaneamente sulle stesse offerte, con funzioni di workflow automatizzato per le attività di revisione e approvazione. In questo modo, l'AI non solo ottimizza la gestione documentale, ma anche il flusso comunicativo e la distribuzione delle risorse, abbattendo così i costi indiretti legati alle inefficienze.

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Investire nell’AI per un ROI positivo

Implementare tecnologie avanzate è un investimento con un ROI tangibile: i risparmi a lungo termine derivano dalla riduzione dei costi operativi, dal miglioramento dell’efficienza e dalla maggiore competitività nelle gare. Inoltre, l’AI consente un miglior utilizzo delle risorse interne, aumentando la produttività del team e permettendo all'azienda di concentrarsi su attività ad alto valore strategico.

Automatizzando i processi, migliorando la conformità e ottimizzando l'allocazione delle risorse, l'AI di Sapiens Analytics consente alle aziende di ridurre significativamente il carico di lavoro e di aumentare i tassi di successo nelle gare d’appalto.

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