Gestire i bandi di gara con l'AI: innovare per vincere (parte 1)
Partecipare alle gare d'appalto rappresenta per le aziende un'opportunità fondamentale di crescita e consolidamento della propria posizione competitiva. Eppure, il percorso per aggiudicarsi una gara è spesso una sfida complessa e onerosa: gli ostacoli principali vanno dalla necessità di vagliare quotidianamente una grande mole di bandi alla necessità di preparare una molteplicità di allegati, dalla conformità normativa fino alla gestione delle scadenze serrate.
La gestione manuale da parte del reparto vendite non basta più: oggi l’intelligenza artificiale emerge come un prezioso strumento per trasformare un processo che sottrae risorse in un’opportunità strategica: le tecnologie di AI sono in grado di semplificare, automatizzare e ottimizzare ogni fase, facilitando il successo nei bandi di gara e permettendo di mantenere il focus su efficienza e competitività.
Naturalmente, è più che mai necessario scegliere il provider giusto: Sapiens Analytics mette a disposizione strumenti avanzati di AI per supportare ogni fase della gara d'appalto, garantendo alle aziende soluzioni mirate per ottimizzare risorse e mantenere un vantaggio competitivo.
Le sfide della gestione dei bandi di gara
Le aziende che partecipano ai bandi di gara si trovano di fronte a una vasta serie di problematiche, che abbiamo già trattato diffusamente nel nostro precedente articolo (puoi leggerlo cliccando qui). Tra le sfide principali:
· Scrematura dei bandi: La necessità di analizzare quotidianamente un gran numero di bandi, specialmente in alcuni settori come edilizia, tecnologia, servizi pubblici e forniture mediche, richiede risorse e attenzione per identificare rapidamente le opportunità rilevanti.
Analisi dei requisiti: I bandi possono essere lunghi e complessi, e identificare i requisiti chiave richiede tempo e attenzione ai dettagli.
Generazione delle risposte: Creare risposte personalizzate e conformi alle richieste dei bandi può essere un processo laborioso e soggetto a errori.
Gestione documentale: Le organizzazioni devono gestire una grande quantità di documentazione, garantendo che tutte le informazioni siano aggiornate e facilmente accessibili.
Scadenze pressanti: Le scadenze per la presentazione delle offerte sono spesso serrate, lasciando poco spazio per errori o ritardi.
Collaborazione tra team: Le gare richiedono il coinvolgimento di diversi team e specialisti, il che può complicare ulteriormente il processo di preparazione delle offerte.
Come l'intelligenza artificiale può risolvere queste sfide
L'implementazione di una soluzione di intelligenza artificiale può affrontare direttamente le criticità appena elencate, migliorando l'efficienza e aumentando le probabilità di successo dell’azienda nelle gare d'appalto. Ecco come le soluzioni AI di Sapiens Analytics possono trasformare la gestione dei bandi di gara:
Parsing e analisi dei bandi di gara
L’AI è in grado di elaborare documenti complessi in modo rapido e accurato. Le soluzioni on demand realizzate da Sapiens Analytics, utilizzando algoritmi di parsing, forniscono alle aziende piattaforme in grado di estrarre automaticamente i requisiti chiave dai documenti di gara. Questo non solo riduce il tempo necessario per la lettura e l’analisi manuale, ma minimizza anche il rischio di errori. Le informazioni cruciali vengono organizzate in un formato facilmente consultabile, consentendo ai team di focalizzarsi su aree strategiche per la preparazione dell’offerta.
Generazione automatica delle risposte
La generazione automatica delle risposte è una delle funzionalità più innovative delle soluzioni di Sapiens Analytics. Grazie all’uso di tecnologie di intelligenza artificiale e modelli di Natural Language Processing (NLP), la piattaforma può creare bozze di risposta personalizzate basate sui requisiti identificati. Questo processo può includere l’analisi delle offerte vincenti precedenti per fornire suggerimenti su come migliorare le risposte attuali.
Gestione documentale centralizzata
Una delle principali difficoltà nella preparazione delle offerte è la gestione dei documenti. La piattaforma AI di Sapiens Analytics centralizza tutti i materiali necessari, inclusi referenze, certificati, documenti finanziari e molte altre tipologie. Ogni documento è facilmente accessibile e aggiornato, il che elimina il rischio di utilizzare versioni obsolete.
In pratica, un’azienda potrebbe avere una libreria digitale di documenti che può essere facilmente interrogata per trovare informazioni specifiche richieste dal bando. Inoltre, il versionamento dei documenti garantisce il tracciamento di modifiche e aggiornamenti, riducendo così i conflitti ed eventuali incomprensioni.
Gestione delle scadenze e notifiche
Con la pressione delle scadenze, avere un sistema di gestione delle scadenze è cruciale. Le piattaforme AI di Sapiens Analytics forniscono un calendario integrato che tiene traccia delle date importanti e invia notifiche automatiche agli utenti. Questo assicura che nessuna scadenza venga trascurata.
Ad esempio, il team incaricato della gestione del bando può ricevere promemoria riguardanti le scadenze di invio, le revisioni e le approvazioni necessarie. Questo sistema di avvisi permette di pianificare il lavoro in modo più efficiente, migliorando la puntualità delle offerte.
Strumenti di collaborazione
L’AI facilita la collaborazione tra team attraverso strumenti integrati. I membri del team possono lavorare simultaneamente sulle offerte, apportando modifiche e commenti in tempo reale. Le funzionalità di workflow automatizzati assicurano che le fasi di revisione e approvazione siano gestite in modo ordinato.
Per esempio, un team di ingegneri e un team di vendite possono lavorare insieme su un'offerta complessa, con l'AI che gestisce i flussi di lavoro per assicurarsi che tutte le parti vengano revisionate e approvate prima della scadenza finale.
Nella seconda parte di questo articolo, approfondiremo ulteriormente le potenzialità dell’AI, e in particolare delle piattaforme on demand di Sapiens Analytics, nella gestione dei bandi di gara, parlando nello specifico dell’integrazione con sistemi aziendali ed esterni, delle funzionalità di reporting, analytics e intelligenza predittiva, degli strumenti messi in campo per garantire la compliance normativa e la formazione del personale per l’utilizzo delle soluzioni stesse.
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